Op maandag 28 november vond de Algehele Ledenvergadering van Hilvaria plaats. Er was een matige opkomst van de leden (25 stuks). Dit jaar was het qua opkomst en besproken zaken zeer rustig.

Agenda
1. Opening.
Op 20:05u werd de vergadering geopend door interim-voorzitter Dick Nijenhuis. Alle 5 bestuursleden waren aanwezig, onder de aanwezige leden was een mix van jong en oud te bespeuren. In totaal waren er 25 stemgerechtigden leden. 

2. Ingekomen stukken en vaststellen agenda
3. Notulen A.L.V. van 16 juni 2011
4. Algemene beschouwing afgelopen seizoen
5. Verslag van de jeugdcommissie
Veel afgelastingen afgleopen seizoen beperkte het aantal wedstrijden. Ledenbestand is stabiel.
Hoogetpunten: diverse kamapioenschappen (MC-D2-MD-E5-F2-F5-F6), halve finale B1 voor beker, promotiewedstrijden voor plek in hoofdklasse Hilvaria A1. Verder een aantal mooie activiteiten. o.a. Jeugdvoetbalkamp E/F jeugd en Toon de Bruijn jeugdtoernooi. De dit jaar opgestarte Hilvaria Talenetenschool krijgt ook dit seizoen een vervolg.

6. Financieel jaarverslag 2010-2011

De eerste agendapunten werden vlot behandeld zonder bijzondere noemswaardigheden. Bij de toelichting van het financieel verslag nam penningmeester Patrick Coomans het woord. Afgelopen Patrick gaf een duidelijke toelichting op de cijfers van Hilvaria. Het seizoen 2010 / 2011 gaf een gezond resultaat aan. Na een paar moeilijke jaren is er momenteel wat meer stabiliteit in de cijfers van Hilvaria. Subsidies liggen wat lager dan voorgaande jaren.

Wel dient er opgemerkt te worden dat we afhankelijk zijn van kantineopbrengsten en sponsorgelden, zeker omdat de gemeente steeds minder tijd / geld investeerd in verenigingen. 

7. Verslag van de kascommissie
Jaarcijfers zijn goedgekeurd door kascommissie. Kascommissie bestond dit jaar uit Tinus Beekman / Mark Kleinheerenbrink en Jos van den Bruggen. Volgend jaar neemt Jack van Ham plek van de aftredende Tinus Beekman.
8. Vacatures bestuur
- voorzitter
- senioren / technische zaken

Het bestuur is samen met oud-voorzitter Jan van Hemert en Peter Abrahams bezig met een profielschets voor de nieuwe voorzitter, deze heeft zich afgelopen seizoen nog niet aangeboden. Peter Wijtern (huidig bestuurdslid technische zaken) gaat vanaf volgend seizoen secretarisschap op zich nemen. Dit betekent wle dat er nieuw bestuurslid (senioren / technische zaken) dient te komen.
Paula de Loos neemt op dit moment zaken van secretariaat op zich. 

Vorig seizoen gaf Dick Nijenhuis ook al aan dat hij op zoek is naar een opvolger. Dick Nijenhuis is al 15 jaar in functie en op termijn wil ook hij een stapje terug doen.

Kortom: ook Hilvaria op zoek naar vrijwilligers en ook naa vrijwilligers die zitting willen nemen in het bestuur.

9. Verslag voortgang opstellen technisch beleidsplan
Helaas is technisch beleidsplan nog steeds niet afgerond. Dit punt heeft al meerdere malen op agenda gestaan. Bestuur belooft beterschap maar door onvoldoende mankracht (of daadkracht) is dit blijven liggen. Helf februari 2012 wil het bestuur het plan voor seizoen 2012-2013 gereed hebben. Ook speelt mogelijk nieuwe hoofdtrainer hier een rol in.

10. Rondvraag
Een paar aanwezige leden hadden nog een aantal vragen voor bestuur. Zo vroeg Jurgen van Dongen zich af of de verandtrommerls konden worden bijgevuld en wie er verantwoordelijk voor is.
Marco va Rijswijk wilde graag een extra kleedkamer open, als er een grote opkomst is bij training overige senioren. Dit kan met beheerder van die avond (Arno Plasmans) worden opgenomen.
Berry van Spreeuwel was zeer verbaasd en teleurgesteld dat wedstrijd van Hilvaria F1-PSV F1 niet op hoofdveld mocht worden gespeeld. Er was veel publiek en weinig wedstrijden bij Hilvaria. Goaltjes stonden al klaar maar uiteindelijk werd dit niet goedgekeurd. Bestuur betreurde dit en beloofde beterschap. In principe kan er bij kampioenschappen en op aanvraag op hoofdveld gevoetbald worden. Alles moet uiteraard wel in (strakke) planning passen.

Ook de nieuwe dugouts in aanbouw waren punt van kritiek. Te kleine dugouts en bouw die erg lang duurt. Een aantal leden steunden ook de opmerking om eens naar een nieuwe geluidsinstallatie te kijken voor het sportpark. Deze installatie vraagt wel om een nieuwe investering.

Voorzitter Dick Nijenhusi gaf aan dat de nieuwjaarsreceptie van 2012 op vrijdagavond is. Dit in tegenstelling tot andere jaren toen deze op een zondag werd gehouden. Wat deze avond nog de meeste dicussie gaf was het beleid rondom gele - en rode kaarten. Wie betaald deze en zijn er gevolgen voor spelers. Bestuur komt op zeer korte termijn met plan hoe Hilvaria hier mee omgaat.

11. Sluiting
Rond half 10 kon de vergadering worden gesloten.

Hilvaria heeft op zich de zaken goed voor elkaar. Binnen de club worden echter de verantwoordelijkheden groter en wordt het aantal vrijwiligers steeds kleiner. Kortom: Er komt teveel (werk) druk op een kleine groep te liggen. Dit is wel een probleem waar elk lid zich eens over mag buigen. Vele handen maken licht werk en dat geldt ook voor vrijwilligerswerk binnen je eigen vereniging.

Namens webteam Hilvaria
Jorrit aan het Rot